Brief aan de raad

Elke burger kan een brief aan de gemeenteraad schrijven. Het is belangrijk dat de afzender van de brief bekend is. De raad van Midden-Groningen neemt geen anoniem verzonden brieven in behandeling. U krijgt een ontvangstbevestiging via de griffie, zodra de brief is ontvangen.

Wanneer schrijft u aan de raad?

Als het college een voorstel aan de raad doet en u wilt dat de raad bij de besluitvorming rekening houdt met uw standpunt. (U heeft bijvoorbeeld het gevoel dat dit door het college nog niet voldoende is gebeurd).
Als u ideeën heeft over een onderwerp waar de gemeente over gaat.
Als u zich zorgen maakt over de uitvoering van het beleid dat door de raad is vastgesteld.

Als u twijfelt aan wie u het beste kunt schrijven kunt u contact opnemen met de raadsgriffier. Er bestaat een 'doorzendplicht'. Dus als u bijvoorbeeld een brief schrijft aan de raad die eigenlijk naar de burgemeester of het college zou moeten, dan is het de griffier die namens de raad ervoor zorgt dat de burgemeester of het college de brief krijgt.

U kunt uw brief onder vermelding van uw naam en adres sturen naar: De raad van de gemeente Midden-Groningen, t.a.v. de griffier mw. M. Bouwman, Postbus 75, 9600 AB te Hoogezand of via griffie@midden-groningen.nl

Behandeling van de brief in de raadsvergadering

Uw brief wordt door de agendacommissie van de raad gezet op de lijst van ingekomen stukken voor de eerstkomende raadsvergadering. Uw brief is alleen zichtbaar voor de raads- en commissieleden via het besloten deel van de website. U kunt vragen om uw gegevens te anonimiseren. Daarbij wordt door de griffie uw naam en adres weggelakt. Het kan voorkomen dat derden nadere informatie opvragen. Iedereen die dat vraagt krijgt inzage in de inhoud van de brief. Maar daarbij worden uw persoonlijke gegevens niet gegeven. Mocht dit aan de orde zijn dan wordt altijd vooraf contact gezocht met de schrijver van de brief.

Bij de behandeling van uw brief zijn twee varianten mogelijk:

U krijgt direct antwoord op uw brief.
Bij uw brief wordt om advies gevraagd aan het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of de raadsvoorzitter.

Als de onder punt 2 genoemde situatie zich voordoet, wordt uw brief in een volgende raadsvergadering opnieuw geagendeerd. Dit keer samen met het advies van één van de bovengenoemde organen. In dat geval krijgt u dus later antwoord.

In de de meeste gevallen wordt bij brieven aan de raad een advies gevraagd. Vaak van het college van burgemeester en wethouders, maar soms ook van alleen de burgemeester of de raadsvoorzitter. Dit is afhankelijk van het onderwerp. Wij vinden het belangrijk uw brief serieus en zorgvuldig te behandelen. De raad wil zo veel mogelijk feiten en omstandigheden weten. Daardoor moet u soms wat langer op een antwoord wachten.

Tijdens de raadsvergadering waarin de brief wordt geagendeerd, kunt u gebruik maken van het spreekrecht. Hierbij krijgt u het advies om van te voren schriftelijk dan wel telefonisch aan te geven bij de griffier dat u wilt inspreken.

Heeft u nog vragen over de behandeling van een brief of over het spreekrecht, dan kunt u contact opnemen met de griffier, mevrouw M. Bouwman. Zij is tijdens kantooruren bereikbaar via telefoonnummer 0598 373667 of per mail griffie@midden-groningen.nl