Brief aan de raad

Elke burger kan een brief aan de gemeenteraad schrijven. Het is belangrijk dat de afzender van de brief bekend is. De raad van Midden-Groningen neemt geen anoniem verzonden brieven in behandeling. U krijgt een ontvangstbevestiging via de griffie, zodra de brief is ontvangen.

Wanneer schrijft u aan de raad?

  • Als het college een voorstel aan de raad doet en u wilt dat de raad bij de besluitvorming rekening houdt met uw standpunt. (U heeft bijvoorbeeld het gevoel dat dit door het college nog niet voldoende is gebeurd).
  • Als u ideeën heeft over een aangelegenheid waar de gemeente over gaat.
  • Als u zich zorgen maakt over de uitvoering van het beleid dat door de raad is vastgesteld.

Als u twijfelt aan wie u het beste kunt schrijven kunt u contact opnemen met de raadsgriffier. Er bestaat een 'doorzendplicht'. Als u naar het verkeerde bestuursorgaan heeft geschreven, dan is dat bestuursorgaan verantwoordelijk voor het doorsturen naar het juiste bestuursorgaan. Dus als u bijvoorbeeld een brief schrijft aan de raad die eigenlijk naar de burgemeester zou moeten, dan is het de griffier die namens de raad ervoor zorgt dat de burgemeester de brief krijgt.

U kunt uw brief onder vermelding van uw naam en adres richten aan: De raad van de gemeente Midden-Groningen, t.a.v. de griffier mw. M. Bouwman, Postbus 75, 9600 AB te Hoogezand of via griffie@midden-groningen.nl 

Behandeling van de brief in de raadsvergadering

Uw brief wordt door de agendacommissie van de raad geplaatst op de lijst van ingekomen stukken voor de eerstkomende raadsvergadering. Uw brief wordt daarmee openbaar. In principe worden dan uw naam en adresgegevens ook bekend. Er zal altijd gevraagd worden of u het daarmee eens bent. U kunt vragen om anonimiseren. Daarbij wordt door de griffie uw naam en adresgegeven weggelakt. Het kan voorkomen dat derden nadere informatie opvragen. Iedereen die daarom verzoekt krijgt inzage in de inhoud van de brief. Daarbij worden uw persoonlijke gegevens niet verstrekt.

Bij de behandeling van uw brief zijn twee varianten mogelijk:

  1. U krijgt direct antwoord op uw brief.
  2. Uw brief wordt om advies in handen gesteld van het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of de raadsvoorzitter.

Indien de onder punt 2 genoemde situatie zich voordoet, wordt uw brief in een volgende raadsvergadering opnieuw geagendeerd. Dit keer samen met het advies van één van de bovengenoemde organen. In dat geval krijgt u dus pas op een later tijdstip antwoord.

Overigens worden in de meeste gevallen ingekomen brieven van een advies voorzien. Meestal van het college van burgemeester en wethouders, maar soms ook van alleen de burgemeester of de raadsvoorzitter. Dit is afhankelijk van het onderwerp. Dat u soms wat langer op een antwoord moet wachten, heeft te maken met het feit dat wij hechten aan een serieuze en zorgvuldige behandeling van uw brief en daarom eerst op de hoogte willen worden gesteld van alle feiten en omstandigheden.

Tijdens de raadsvergadering waarin de brief wordt geagendeerd, kunt u gebruik maken van het spreekrecht. U wordt geadviseerd om van te voren schriftelijk dan wel telefonisch te melden bij de griffier dat u wilt inspreken bij een agendapunt.

Heeft u nog vragen over de behandeling van een brief of over het spreekrecht, dan kunt u contact opnemen met de griffier, mevrouw M. Bouwman. Zij is tijdens kantooruren bereikbaar via telefoonnummer 0598 373667 of per mail griffie@midden-groningen.nl